Gestion des actes administratifs: l'exemple de la Haute-Vienne

CONTEXTE

Tous les départements sont désormais contraints, par obligation réglementaire (ordonnance du 7 octobre 2021), de publier les actes administratifs dès qu'ils sont disponibles (et non plus sous forme d'un bulletin mensuel qui compile ces derniers) et d'afficher leur date de mise en ligne.

OBJECTIF : l’accès rapide des citoyens à l’information sur les décisions des assemblées locales et sa modernisation.

Dans cette perspective, l’ordonnance et son décret d’application :

- mettent un terme au caractère exclusif de la publicité sur papier des actes des autorités locales (par voie d’affichage ou de publication), de sorte que la publication électronique devienne la règle et qu’elle ne soit plus facultative et complémentaire ;

- posent le principe de la dématérialisation de la publicité des actes, qui seront publiés uniquement par voie électronique pour les communes de 3 500 habitants et plus, les EPCI à fiscalité propre, les départements, les régions, les établissements publics interdépartementaux et interrégionaux ainsi que les syndicats mixtes « ouverts » ;

- permettent aux communes de moins de 3 500 habitants, aux syndicats de communes et aux syndicats mixtes « fermés », qui disposent de moyens humains et techniques moindres, de décider du mode de publicité de leurs actes en choisissant soit l’affichage, soit la publication sur papier, soit la publication électronique.

NOTRE REALISATION

Pour la Haute-Vienne, nous avons misé sur une intégration technique complète et une UX pensée pour faciliter la consultation.

A.I.R.S. Délib : la Haute-Vienne fait appel à Digitech et sa solution A.I.R.S Délib pour la gestion dématérialisée des actes administratifs (délibérations, arrêtés et décisions)

A.I.R.S. Délib fournit un flux JSON qui permet d’obtenir des exports des séances plénières et des commissions permanentes.

Archriss a réalisé un module permettant d’exploiter ce flux et un moteur de recherche dédié.

Le moteur de recherche répond parfaitement aux attentes de modernisation de la consultation des délibérations. En termes d’expérience utilisateur, nous avons travaillé :

1- L’utilisabilité qui permet à l’utilisateur final d’accomplir ses tâches et ses objectifs

2- La désirabilité pour donner envie de s’en servir et d’y revenir

3- L’efficacité : les utilisateurs finaux atteignent leur but sans contrainte

L’approche en moteur de recherche prévoit également l’adaptabilité à tous les supports de consultation (tablette, smartphone, etc.)

1- Simplification des filtres sur mobile

2- Mise en page verticale adaptée au mobile

VOTRE PROJET

Nous nous adaptons à votre situation.

Cas 1 : vous disposez d’une solution de gestion électronique des documents Nous auditons les flux d’export que la solution offre. Nous réalisons un module adapté à votre CMS pour l’exploiter Nous mettons en place une page dédiée et un moteur de recherche pour rendre la consultation agréable.

Cas 2 : vous ne disposez pas de solution de gestion électronique des documents Nous créons dans votre back-office un espace d’import de vos documents et un espace de saisie des mentions descriptives et taxonomies de vos documents. Nous mettons en place une page dédiée et un moteur de recherche pour rendre la consultation agréable.